Por qué y para qué informar sobre los riesgos

A quién informar

Qué hacer antes de proceder a la información al público

Pautas para el desarrollo de mensajes a la población

Información al público afectado

Información a los interesados y líderes de opinión

Información a los medios de comunicación

Pasos para la comunicación de riesgos y planes de emergencia (ejemplo)

Estrategias de actuación según diferentes situaciones

Sistemas para la evaluación de la eficacia de la comunicación

Anexos

Consideraciones generales de la percepción de riesgos

Experiencias internacionales sobre la Información de riesgos y planes de emergencia

Al proceder a la información al público, es importante tener en cuenta que existe la posibilidad de reacciones negativas. Para minimizar este riesgo, es preciso demostrar la voluntad política de iniciar un amplío diálogo que permita a todos los estamentos locales, implicarse en el debate. Dicha implicación, en una primera etapa, deberá ser fruto de una política de concertación y de negociaciones con las Instituciones y líderes de opinión como se explica en los capítulos 4 y 6 de esta guía.

Una vez creado un clima propicio, donde las líneas generales de la información hayan sido comprendidas por el conjunto de la población, la estrategia comunicacional deberá centrarse en los públicos afectados.

La prioridad informativa son aquellas personas que se verían afectadas directamente en caso de accidente mayor.

COMO INFORMAR A LOS AFECTADOS

Teniendo en cuenta que no existe un único método para informar, se sugiere combinar la información escrita y la información verbal.

Cartas

Las autoridades pueden realizar la primera información al público afectado mediante el envío de una carta explicatoria de la necesidad de la información y cómo se va a desarrollar la actividad informativa en la comunidad.

Folleto

El elemento fundamental es el folleto, ya que contiene toda la información esencial y puede ser guardado convenientemente para su utilización en caso de necesidad.

Visitas puerta a puerta

El folleto podría crear ciertas dudas en algunas personas, por lo que es conveniente acompañar su distribución con una explicación simple que responda a las dudas planteadas. Para ello, debería organizarse un programa de visitas puerta a puerta en las que el personal encargado, además de facilitar las explicaciones pertinentes, podrá detectar las inquietudes que produce la información de riesgos. Conocer cómo se recibe la información, permitirá introducir los cambios necesarios en las explicaciones facilitadas.

Reuniones de información

En caso de que los núcleos de población afectada sean demasiado grandes para ser cubiertos por los visitadores, es conveniente organizar reuniones públicas de información. Reuniones que podrían desarrollarse en locales públicos dirigidas por representantes de todas las instituciones que participan en la campaña: autoridades, líderes de opinión, bomberos, industriales, etc.

Además sería conveniente utilizar algún método audiovisual, preferentemente un vídeo con el mismo contenido que el folleto.

Visitas a las instalaciones industriales

Es probable, que a pesar de todo lo anterior, haya personas que no estén satisfechas con la información sobre la seguridad de las plantas. Por ello es conveniente, siempre que ello sea posible, animar a los industriales a que colaboren en las tareas de información ofreciendo al público la posibilidad de visitar las instalaciones y hablar con el personal de las empresas. Esta colaboración no debe ir en menoscabo de la letra de la la que especifica que es la autoridad competente la encargada de dar la información.

Para que esta actividad se lleve a cabo es imprescindible contar con el apoyo de las empresas y, para ello, es fundamental solicitar su colaboración desde el principio. Esta actividad sólo puede ser positiva si se realiza de común acuerdo con los industriales de la zona.

A continuación se detallan los materiales y técnicas que pueden emplearse. Respecto al contenido, puede utilizarse el material del apartado 4 para un desarrollo más detallado.

Folleto:

	Debe ser de contenido fácilmente inteligible.
	Se debe utilizar como apoyo para contactos directos o como colofón de una campaña de información.
	No se debe utilizar como primer elemento de comunicación en este tipo de campañas, ya que la información sobre riesgos y planes de emergencia es un asunto complejo que conviene explicar de manera directa, para permitir dar respuesta inmediata a las inquietudes que se generan con la misma información que se acaba de ofrecer.

Contenido básico del folleto:

Debe ser el siguiente:

	Información general sobre la legislación y su por qué.
	La industria en la zona, sus actividades y sus riesgos.
	El plan de emergencia: objetivos y contenido.
	Medidas que debe tomar la población y actuaciones en caso de emergencia.
	Qué hacer y qué no hacer (consejos para la población -ver capítulo 4-).

Si bien todos los apartados son importantes, el último es el elemento crucial del folleto, ya que contiene las actuaciones en caso de emergencia. Estas deben enumerarse de manera muy clara y concisa tratando de establecer un orden de prioridades fácil de recordar y llevar a cabo (ej. : “las cinco actuaciones básicas", "tres recomendaciones", "los diez errores que no hay que cometer", etc.).

Pasos para la realización del folleto.

	Presupuesto.
	Redacción de contenido.
	Diseño y apoyo gráfico.
	Aprobación de contenido y diseño.
	Composición de textos.
	Fotomecánica.
	Revisión de pruebas.
	Impresión.

Duración estimada de este trabajo: 1- 3 meses

Vídeo para presentaciones o reuniones.

Los ponentes o informadores que tomen parte en coloquios, conferencias o reuniones informativas del tipo que sean, deben contar con materiales de apoyo que ayuden a explicar y a hacer comprender la realidad de la situación y los contenidos del plan. Estos materiales deben estar elaborados y ensayados para un uso discrecional por parte de todos los portavoces involucrados en la campaña.

El video deberá responder al mismo esquema de contenido que el folleto:

	Información general sobre la legislación y su por qué.
	La industria en la zona, sus medidas de seguridad y sus riesgos.
	El plan de emergencia: objetivos y contenido.
	Medidas que debe tomar la población y actuaciones en caso de emergencia.
	Qué hacer y qué no hacer.

Material audiovisual

El material audiovisual, servirá de apoyo en la organización de charlas, conferencias o reuniones informativas con grupos de cada comunidad. El formato más aconsejado es el de producciones en video, ya que los diaporamas exigen mayor aparataje para su reproducción.

El video debe ser de corta duración (no más de 10 minutos) y el estilo del mismo debe ser similar a un reportaje de televisión.

Lo fundamental es recoger en el video las medidas de protección existentes y las actuaciones que hay que llevar a cabo en caso de emergencia.

Debe incluir declaraciones de autoridades, vecinos, empleados, etc... así como gráficos y material de creación electrónica que detallen las vías de evacuación, etc.

En la medida de lo posible, es recomendable no utilizar imágenes de archivo sino rodar los exteriores en la comunidad de que se trate para que la población reconozca los lugares y los detalles.

Pasos para la elaboración del vídeo

	Elaboración de un guión literario (texto).
	Elaboración de un guión técnico (texto con descripción de las imágenes).
	Elaboración del plan de producción.
	Elaboración del plan de rodaje de interiores y exteriores.
	Rodaje.
	Grabación en estudio de "voz en off”.
	Montaje.
	Copias.

Contactos individuales. Visitas a los afectados.

Los contactos individuales o la comunicación persona a persona deben realizarse con los públicos más afectados en el caso de poblaciones reducidas. En estos casos no es conveniente realizar un gran despliegue de comunicación más que con los directamente afectados.

La manera de llevarlo a cabo es la creación y formación de un grupo de "visitadores" que realizan la comunicación en persona por medio de visitas a los hogares de los afectados o mediante el empleo de stands de información pública en estas zonas.

Pasos para la puesta en marcha de los contactos individuales (visitas):

	Elaboración de un plan de visitas (número, ubicación y fecha de cada una de ellas).
	Designación de un responsable y equipo de personas encargadas de la actividad.
	Argumentarlo (guión de preguntas que pueden surgir y respuestas aconsejadas)
	Entrenamiento de los mismos.
	Adjudicación de recursos (folletos, vídeo, etc.).
	Envío de cartas a los afectados anunciando la visita.
	Visitas.
	Elaboración de un cuestionario para conocer el grado de satisfacción /insatisfacción del público (al terminar la visita).
	Informe diario de los resultados e incidencias de las visitas.
	Informe final de resultados.

Reuniones públicas de información

El objetivo principal es el de asegurarse que la información no provoca más dudas que confianza. Para ello es necesario implicar en estas reuniones a los técnicos y operativos (bomberos, médicos, etc.) que junto con los líderes de opinión y las autoridades, puedan clarificar dudas y transmitir confianza en los planes de emergencia externa.

Pasos para la organización de reuniones informativas:

	Elaboración de un plan de estrategia para cada grupo.
	Designación de responsables de los contactos.
	Calendario de reuniones.
	Ficha/informe de cada reunión.
	Plan de acciones de seguimiento.
	Repaso del plan de estrategia de cada grupo y reunión de coordinación antes de cada contacto.
	Informe final de resultados.

Visitas organizadas a las plantas

Las últimas investigaciones sobre este tema, demuestran que para mucha gente es imprescindible constatar por ellos mismos las informaciones relativas a la seguridad de las plantas. Estas visitas deberán ser organizadas por la autoridad competente en coordinación con los industriales de la zona.

Pasos para la puesta en marcha de un programa de visitas:

	Diseño del contenido de las visitas
	Elaboración de un plan de visitas (número, ubicación y fecha de cada una de ellas).
	Designación de un responsable y equipo de personas encargadas de la actividad.
	Coordinación con los responsables de la planta.
	Prever la participación de los trabajadores, explicando las medidas de seguridad.
	Entrenamiento de los mismos.
	Adjudicación de recursos (folletos, video, etc.).
	Visitas.
	Elaboración de un cuestionario para conocer el grado de satisfacción/ insatisfacción del público (al terminar la visita).
	Informe diario de los resultados e incidencias de las visitas.
	Informe final de resultados.

Además de las actividades antes mencionadas, sugerimos a continuación otras que podrían servir de apoyo para aquellas poblaciones con gran numero de habitantes.

Publicidad.

La publicidad es un elemento indispensable cuando se trata de dar a conocer algo a un grupo de personas numeroso. Aporta frecuencia a la transmisión del mensaje y permite utilizar los medios de comunicación pero, a la vez, controlar el mensaje de una manera eficaz. Sin embargo, la publicidad no sirve para explicar, ni para matizar la información. Por lo tanto, habrá que utilizarla en fases concretas del plan y no como elemento principal.

Su utilización es recomendable para poblaciones numerosas, con índices de atención a los medios de comunicación significativos.

El empleo de la publicidad es adecuado para informar a la población cuando no hay posibilidad de colaboración a nivel informativo, o para transmitir mensajes sin que se produzcan "malas interpretaciones".

Exposiciones informativas itinerantes.

Sirven para concentrar la atención de una comunidad y combinan diversos elementos informativos (folletos, audiovisuales, explicaciones a cargo de expertos, etc.) que hacen que el resultado de su utilización sea muy completo.

Las ventajas fundamentales de este tipo de técnica son:

	Contacto directo con la audiencia, lo que permite responder preguntas y aclarar dudas en el momento.
	Mayor involucración del programa en la comunidad mayor visibilidad.
	Trato con los grupos de afectados.
	Adaptación del enfoque a cada situación concreta.

Este tipo de actividad es recomendable en comunidades reducidas o con núcleos de población no uniformemente afectados.

Pasos para la realización de exposiciones informativas itinerantes:

	Elaboración de un plan de exposiciones informativas. (número, ubicación y fecha de cada una de ellas).
	Selección de materiales del stand.
	Asignación de responsables de los actos informativos.
	Entrenamiento de los mismos.
	Adjudicación de recursos (folletos, video, etc.).
	Inicio de las actividades.
	Elaboración de un cuestionario para conocer el grado de satisfacción/ insatisfacción del público.
	·     Informe diario con las conclusiones del cuestionario.